La Fundación Cardiovascular de Colombia (en adelante, FCV), identificada con el NIT. 890212568-0, con domicilio principal Finca casa la Loma Km 7, Vía Piedecuesta - Floridablanca Vereda Mensuli, en virtud de su condición de responsable del Tratamiento de los Datos Personales, realizará el tratamiento de los datos personales conforme a los principios, derechos, deberes y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes y complementarias que regulen la materia, así como a las políticas institucionales de seguridad de la información, protección de datos y gobierno de datos.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, conservación, consulta, y supresión demás formas de tratamiento de datos que realice la FCV será conforme las siguientes finalidades de carácter general:

• 1. Efectuar las gestiones necesarias para el desarrollo del objeto social y de las actividades asistenciales, científicas, académicas, administrativas y empresariales de la institución.

• 2. Prestar servicios de salud en todas las modalidades habilitadas por la institución, incluyendo atención ambulatoria, hospitalaria, quirúrgica, diagnóstica, terapéutica, domiciliaria y de telemedicina.

• 3. Administrar la Historia Clínica Electrónica y demás registros asistenciales, administrativos y clínicos requeridos para la prestación de los servicios de salud, de conformidad con la normatividad aplicable.

• 4. Gestionar procesos administrativos, financieros, contables, de facturación, recaudo, cartera, autorizaciones, referencia y contrarreferencia y demás trámites asociados a la prestación de servicios.

• 5. Realizar actividades de promoción de la salud, prevención de la enfermedad, seguimiento clínico, seguimiento extrahospitalario, rehabilitación y programas de autocuidado y atención integral. 6. Ejecutar actividades relacionadas con la seguridad del paciente, gestión del riesgo clínico, farmacovigilancia, tecnovigilancia, reactivovigilancia, hemovigilancia y vigilancia epidemiológica.

• 7. Efectuar estudios estadísticos, epidemiológicos, científicos, clínicos, académicos y de investigación, así como proyectos de innovación y desarrollo institucional.

• 8. Realizar encuestas de satisfacción, experiencia del paciente y evaluación de la calidad de los servicios, productos y procesos institucionales.

• 9. Conocer de manera prospectiva las necesidades y expectativas de los grupos de interés con el fin de innovar y mejorar la prestación de los servicios.

• 10. Analizar información clínica, administrativa y operativa para generar indicadores, realizar analítica de datos, apoyar la toma de decisiones institucionales y mejorar la prestación de los servicios de salud, incluyendo el uso responsable de herramientas de inteligencia artificial cuando sea procedente y conforme a la normatividad aplicable.

• 11. Comunicar información sobre servicios de salud, campañas institucionales, actividades académicas, científicas, deportivas, culturales, de bienestar, empresariales y comunitarias, así como publicaciones y programas relacionados con el objeto social de la FCV.

• 12. Informar e invitar a campañas de mercadeo, promoción de servicios, eventos académicos, científicos deportivos e institucionales y programas de fidelización y relacionamiento.

• 13. Mantener contacto con los titulares a través de medios telefónicos, físicos, personales y electrónicos, incluyendo correo electrónico, mensajes de texto, aplicaciones, plataformas digitales y portales institucionales.

• 14. Compartir, transmitir o transferir datos personales con terceros autorizados, encargados del tratamiento, aliados estratégicos y autoridades competentes cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades aquí descritas y de conformidad con la legislación vigente.

• 15. Cumplir las obligaciones legales, regulatorias y contractuales que involucren datos personales de los grupos de interés de la FCV.

• 16. Realizar reportes obligatorios a entidades gubernamentales, autoridades judiciales y organismos de inspección, vigilancia y control.

• 17. Resguardar la seguridad de pacientes, colaboradores, visitantes y demás personas dentro de las instalaciones institucionales.

• Gestionar sistemas de videovigilancia, control de acceso físico y lógico, investigación de incidentes y monitoreo de instalaciones, activos y recursos tecnológicos.

• 19. Proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales mediante la implementación de medidas técnicas y organizacionales.

• 20. Dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la legislación laboral colombiana y de las órdenes impartidas por las autoridades competentes. Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes.

• 21. Realizar auditorías, inspecciones internas y externas, investigaciones administrativas, disciplinarias, científicas, académicas y de cumplimiento normativo.

• 22. Gestionar actividades relacionadas con los sistemas de gestión de riesgos, ética y cumplimiento

• 23. Gestionar peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, denuncias y demás trámites presentados por los titulares.

• 24. Conservar la información durante los términos previstos por la ley, asegurando su integridad, disponibilidad, confidencialidad y trazabilidad.

• 25. Velar por la calidad, seguridad y continuidad de la atención y de los servicios prestados por la institución.

• 26. Intercambiar e interoperar datos personales con los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud, la Red Integrada e Integral de Servicios de Salud, las autoridades competentes y demás entidades públicas o privadas legalmente autorizadas

Las finalidades particulares del tratamiento de los datos personales por parte de la FCV son, principalmente esto es, sin limitarse a ellas:

Pacientes: Registro y creación de historia clínica del paciente, realización de diagnósticos, procedimientos, tratamientos y rehabilitación; generación de autorizaciones médicas; ejecución de programas de autocuidado y atención integral; prestación y seguimiento de servicios de salud; programación y recordatorio de citas; gestión de referencia y contrarreferencia; facturación, recaudo y cobranza; generación de alertas clínicas y administrativas; gestión de trámites del Sistema General de Seguridad Social en Salud; contacto con pacientes y familiares a través de medios físicos, y electrónicos; notificación de cambios o mejoras en la prestación de servicios; desarrollo de investigaciones científicas y académicas; prestación de servicios mediante telemedicina, teleconsulta, teleorientación y teleseguimiento; ejecución de actividades de promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación utilizando tecnologías de la información y las comunicaciones; realización de estudios clínicos y proyectos de investigación; aplicación de encuestas de satisfacción y experiencia del paciente; gestión documental y archivo; desarrollo, entrenamiento, validación, implementación, monitoreo y mejora de algoritmos y modelos de inteligencia artificial; actualización y administración de sistemas información y bases de datos; uso de imágenes y material audiovisual para fines asistenciales, científicos, académicos o de promoción institucional de conformidad con las autorizaciones otorgadas por el titular o en los casos previstos por la ley; gestión del Portal del Paciente y demás canales digitales institucionales; interoperabilidad con otras entidades autorizadas; anonimización o seudonimización de datos para fines de investigación, innovación y analítica; y las demás finalidades que, con ocasión del cumplimiento de su objeto social, requieran el tratamiento de datos personales conforme a la ley.

Colaboradores: Atracción, selección, vinculación, contratación, ejecución y terminación de contratos laborales o de prestación de servicios; verificación de antecedentes y estudios de seguridad cuando proceda; gestión de nómina y seguridad social; administración de incapacidades, licencias y afiliaciones; gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; realización de evaluaciones médicas ocupacionales; gestión de formación, capacitación, inducción y reinducción; evaluaciones de desempeño y competencias; administración de beneficios y actividades de bienestar y cultura ; registro y control de asistencia y acceso; gestión de cumplimiento normativo, ética, protección de datos y seguridad de la información; conservación documental y archivo; fines históricos, científicos o estadísticos; y en general, todas las actividades que deban ser desarrolladas por la FCV en su calidad de empleador o contratante.

Proveedores y/o terceros: Gestión de contratación y vinculación de proveedores, contratistas y aliados; evaluación técnica, financiera y de cumplimiento; administración de cuentas de cobro y pagos; creación y actualización de registro de proveedores, acreedores y pagadores; generación de certificados tributarios; contabilización de facturas y retenciones; gestión y seguimiento de convenios con Universidades, centros de investigación y otras instituciones; atención de consultas, quejas y reclamos; gestión y control de visitantes; desarrollo y ejecución de investigaciones académicas y científicas; gestión de información de docentes, estudiantes, investigadores y participantes en programas de formación; administración de eventos presenciales y virtuales; realización de procesos de debida diligencia, prevención de fraude y cumplimiento de sistemas de gestión de riesgos, gestión de acceso a plataformas institucionales; y presentación de reportes o denuncias ante las autoridades competentes cuando sea necesario.

Seguridad: Videovigilancia, control de acceso físico y lógico, monitoreo de instalaciones, protección de personas, bienes e infraestructura, gestión de visitantes, investigación de incidentes de seguridad, prevención de fraude, monitoreo de eventos de seguridad de la información y ciberseguridad, conservación de registros y evidencias para findes de seguridad institucional y cumplimiento legal.

Las demás finalidades que con ocasión del cumplimiento de su objeto social requiera obtención y tratamiento de datos personales, y en todo caso de conformidad con la ley.

Datos personales sensibles

1. En términos generales, la FCV realiza el tratamiento de datos personales considerados sensibles cuando ello sea necesario para el cumplimiento de su función como institución prestadora de servicios de salud, incluyendo datos relativos al estado de salud, datos biométricos, imágenes diagnósticas, información genética cuando aplique y demás datos que por su naturaleza requieren especial protección, siempre y cuando: El titular haya otorgado su autorización explícita, salvo en los casos en que por ley no sea requerido o el tratamiento resulte necesario por la naturaleza de su vinculación con la FCV.

2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales o quien ejerza apoyo deberán otorgar su autorización correspondiente.

3. El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

4. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o de investigación, caso en el cual se adoptarán medidas de anonimización, seudonimización y protección de la identidad de los titulares.

Derechos de los niños, niñas y adolescentes

En términos generales, la FCV podrá realizar el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes cuando exista autorización previa de sus representantes legales o cuando se trate de información de naturaleza pública. En todo caso, el tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y garantizará el respeto de sus derechos fundamentales, adoptando las medidas de protección reforzada que resulten aplicables.

Tratamiento de datos por terceros

Para el cumplimiento de los fines y cuando así se requiera, la FCV podrá contratar con terceros la prestación de servicios dirigidos a sus grupos de interés. En estos casos la información necesaria para el ejecución del contrato contenga datos personales podrá ser transmitida o transferida a dichos terceros, incluyendo proveedores tecnológicos, operadores de plataformas digitales, servicios de computación en la nube, aliados estratégicos, universidades, centros de investigación y demás encargados del tratamiento, previa suscripción de acuerdos, cláusulas o instrumentos que garanticen la confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de la información y el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables.

Los datos personales recolectados a través de los diferentes canales institucionales serán utilizados para la operación y registro de las actividades autorizadas y para las finalidades previstas en esta política y en los respectivos avisos de privacidad.

En los procesos organizacionales de la FCV y acorde con los datos personales recolectados y el tratamiento a realizar, se informarán de manera previa las finalidades particulares mediante el respectivo aviso de privacidad.

Derechos de los titulares

Cualquier persona que haga parte de uno de los grupos de interés y cuyos datos personales sean tratados por la FCV tienen derecho a:

1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

3. Ser informado por la FCV o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales

4. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando dicha autorización no sea exigible de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación, mediante reclamo presentado por escrito conforme el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en los siguientes casos:

   1. Cuando considere que los datos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la ley.

   2. Cuando los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

   3. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento.

Ejercicio de Habeas Data, consulta y reclamos

Para el ejercicio del habeas data, consultas y/o reclamos, el titular del dato personal o quien demuestre un interés legítimo podrá contactar a la Oficina de Cumplimiento a través del siguiente correo electrónico: protecciondatos@fcv.org o dirigir una comunicación a la siguiente dirección física: Centro Internacional de Especialistas Km 7, autopista, Bucaramanga, Piedecuesta, Santander Piso 4.

Quien ejerza el derecho de hábeas data deberá suministrar con precisión la siguiente información:

• Nombres y apellidos completos del titular y/o su representante y/o causahabientes;

• Tipo y número de identificación.

• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos)

• Descripción de los hechos y del derecho que desea ejercer.

• Firm, cuando aplique.

• Documentos que soportan la solicitud.

• Copia del documento de identidad del titular y/o su representante y/o causahabiente

Recibida la solicitud, la FCV darán respuesta en los términos establecidos por la ley. El tratamiento de los datos personales se realizará con base en las políticas, procedimientos e instructivos adoptados por la institución para garantizar el cumplimiento de la legislación aplicable en materia de protección de datos personales.

Conservación de la información

Las bases de datos en las que se registran los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que la información sea necesaria para las finalidades descritas en esta política y en los respectivos avisos de privacidad o durante el término exigido por la ley para su conservación. Una vez se cumplan las finalidades del tratamiento y siempre que no exista un deber legal, regulatorio o contractual de conservar la información, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados de manera segura conforme a los procedimientos institucionales de gestión documental y protección de datos.

La presente política para tratamiento de datos personales rige a partir del 17 de agosto del 2021 y podrá ser consultada en la página web principal de la FCV: www.fcv.org/co/politica-de-tratamiento-de-datos. Cualquier modificación será publicada oportunamente en dicho sitio web y entrará en vigor a partir de su publicación.